1/ Qu’est ce qu’une clause de dédit-formation ?
Il s’agit de la clause par laquelle un employeur s’engage à former un salarié. En contrepartie de quoi le salarié s’engage à continuer à travailler pour cet employeur pendant une certaine période de temps. Si le salarié ne respecte pas cet engagement, il doit rembourser tout ou partie des frais exposés par l’employeur pour le former.
Cette clause est licite et peut être prévue dans le contrat de travail du salarié.
En cas de rupture prématurée du contrat de travail, elle prévoit généralement un remboursement proportionnel au temps passé par le salarié dans l’entreprise.
NB : ce type de clause existe aussi bien dans les contrats de droit privé, qu’au sein des institutions publiques (Hôpital public par exemple…).
2/ La mise en pratique de la clause de dédit-formation dans le secteur public
Dans le secteur privé, la clause de dédit-formation s’applique sans difficulté (dès lors qu’elle fait l’objet d’un écrit entre l’employeur et le salarié et respecte les contreparties respectives visées ci-avant).
La mise en application peut poser plus de questions pour le secteur public.
En l’occurrence, l’article 6 du Décret 91-1301 du 19 décembre 1991 organise le remboursement des frais qu’a exposés l’administration pour former un agent lorsque celui-ci ne va pas au bout de son engagement. Le remboursement est proportionnel au temps restant à servir.
Ces dispositions ne semblent pas seulement applicables aux « fonctionnaires », le décret concernant plus largement « les agents de la fonction publique », sans restreindre la catégorie aux seuls agents titulaires. La clause de dédit-formation devrait donc aussi être applicable aux agents contractuels.
3/ Exemple de remboursement par l’effet d’une clause de dédit-formation
Pour la mise en œuvre de la clause de dédit-formation, il convient de se référer aux termes du contrat entre l’employeur et le salarié. Seront notamment précisées la durée d’engagement à servir et la nature des frais à rembourser. Pour ces derniers, il peut s’agir des seuls frais de formation, ou également des salaires versés pendant une certaine période.
Zoom sur le calcul classique des clauses :
Un salarié s’engage à servir l’entreprise pendant les 30 mois suivant sa formation. La fin de scolarité est fixée au 30 septembre 2018.
Il conviendrait donc de décompter 30 mois à compter du 1er octobre 2018 (tout autant que le diplôme ait effectivement été obtenu le 30 septembre). La fin de son engagement devrait donc être le 30 mars 2021, soit 2 ans et demi après la fin de sa formation.
Si le salarié démissionne le 30 septembre 2019, soit 12 mois après l’obtention du diplôme, il n’aura effectué que 40% de son engagement (12/30 mois).
Nombre de clauses de dédit-formation prévoient que le salarié devra rembourser les frais de formation en calculant un pourcentage du temps qui restait à servir. Dans cet exemple, le salarié devrait rembourser 60% des frais de formation et de rémunération (pour 60% de l’engagement non rempli).
4/ Bien lire la clause de dédit-formation pour connaître les sommes à rembourser
Il survient parfois une contestation tenant au montant des frais à rembourser.
Au-delà du pourcentage à appliquer, il convient de s’assurer que l’employeur retient la bonne base de calcul. Aussi, il est recommandé de toujours solliciter un décompte détaillé des sommes dont il est demandé le remboursement.
En outre, peut se poser la question des charges patronales. Le salarié doit-il rembourser seulement les sommes qu’il a perçues pendant la formation, ou celles que l’employeur a déboursées ? Le montant sera différent si l’on inclut les charges patronales. Il appartiendra à l’employeur et au salarié de clairement le définir dès le stade de la rédaction de la clause de dédit-formation. A noter : un accord d’entreprise, de groupe, ou une convention collective peut le prévoir. Il conviendra de s’y référer.
Si la clause de dédit-formation n’était pas claire sur le sort de ces charges, la jurisprudence a pu juger que les charges patronales n’étaient pas dues. En l’occurrence, la clause précisait que le salarié devrait rembourser « les frais de scolarité et le montant du salaire maintenu ». (CA Nancy 20 janvier 199, CAF de Meurthe-et-Moselle c/ Glories – source EFL). Ce libellé pouvait effectivement écarter les charges autres que le salaire réellement perçu par le salarié.
Pour les agents de la fonction publique, l’article 6 du Décret 91-1301 prévoit que l’agent devra rembourser à l’établissement qu’il quitte « les sommes perçues pendant la formation » ; Ce qui laisserait penser que les charges sont exclues.
Attention, il se peut que la clause conclue entre les parties organise un régime différent et moins favorable à l’agent, par exemple que celui-ci devra rembourser tous les frais exposés par l’administration.
